Dziś kolejna metoda, po Technice Pomodoro,  jak lepiej planować swoje zadania i zarządzać sobą w czasie. Z pomocą, aby zapanować nad obowiązkami oraz działaniami, jakie mamy do podjęcia w ciągu dnia, tygodnia czy miesiąca przychodzi – Macierz Eisenhowera.

Priorytety i Macierz Eisenhowera

Kluczowe w zarządzaniu sobą w czasie jest uświadomienie sobie dwóch rzeczy – ograniczonej liczby godzin każdego dnia oraz tego, że priorytety są bardzo ważne. Ponieważ, jeśli wybierzesz, że godzinę przeznaczysz na wyjście na zajęcia sportowe, nie będziesz mógł tej godziny poświęcić na naukę, zabawę z dziećmi czy spotkanie z koleżanką.

Niby banalne, a tak często o tym zapominamy, że nasza doba jest ograniczona i często chcemy zmieścić w nią wszystko. Niestety, tak się nie da.

Priorytety to dla nas rzeczy istotne, takie które są dla nas najważniejsze. Jednak mogą, to być rzeczy ważne i pilne. Ponieważ – zabawa z dziećmi czy przygotowanie kolacji dla gości może być dla nas ważne, jednak kiedy dowiadujemy się, że mamy 3 dni na stawienie się w urzędzie i to jest ostatni dzień, aby to zrobić, priorytety się zmieniają i najpierw realizujemy to, co pilne. Często nie wystarcza już czasu na to ważne. Żyjemy bieżączką i ciągle odkładamy realizowanie rzeczy dla nas istotnych. I tu z pomocą przychodzi Macierz Eisenhowera.

Macierz Eisenhowera – zarządzaj czasem jak prezydent

Macierz lub inaczej siatka/pole czy kwadraty Eisenhowera wymyślił i stosował prezydent Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhower. Są to cztery kwadraty, przypominające układ współrzędnych. Gdzie każde pole jest opisane z perspektywy ważności danego działania i jego pilności.

Zadania powinniśmy realizować ze względu na oba czynniki w ćwiartce.

Ważność – to konsekwencje jakie pojawią się, kiedy wykonamy lub niewykonanymi danego działania. Pilność – to czas w jakim musimy wykonać dane działanie.

Ćwiartka I  – rzeczy ważne i pilne – są istotne, mają znaczne konsekwencje i czas na ich wykonanie jest dość krótki. Np. ustalenia z klientem, choroby, awarie, zawarcie umowy.

Ćwiartka II – rzeczy ważne, ale nie pilne – mają duże znaczenie, ale jest sporo czasu na ich wykonanie. Np. spotkania z bliskimi, rozwój zawodowy, badania okresowe, kiedy jesteśmy zdrowi, rozliczenie zeznania podatkowego, kiedy do końca terminu składania mamy 2-3 miesiące.

Ćwiartka III – rzeczy nieważne, ale pilne – mają małe znaczenie, ale krótki czas realizacji. Np. maile na które musimy odpisać,

Ćwiczenie IV – rzeczy nieważne i nie pilne – nie mają wielkiego znaczenia i nie mają określonych, istotnych terminów. Wszystkie pożeracze czasu – seriale, social media.

Jak realizować zadania?

Najczęściej działamy na wysokich obrotach, kiedy mamy do załatwienia rzeczy pilne, choć zależy nam na ważnych. Zadania z ćwiartki I i III są realizowane dość szybko i bezproblemowo. Gorzej ma się z zadaniami ważnymi, na które często już nie starcza cennego czasu, zapału lub chęci. Już częściej wybieramy te z Ćwiartki IV, które ani nie dodają energii, ani nie powodują naszego rozwoju.

Istotna jest zmiana nawyku, aby znajdować czas na rzeczy ważne a nie pilne z II Ćwiartki, a której deklaratywnie bardzo nam zależy. To te zadania często nas rozwijają, pomagają i powodują, że jesteśmy najbardziej zadowoleni. Ignorowane zadania ważne, a nie pilne mogą niepostrzeżenie nagle stać się bardzo pilne, ponieważ jeśli się nimi nie zajmiemy, w końcu okoliczności mogą sprawić, że znajdą się w Ćwiartce I.

Wypisz swoje zadania, zastanów się w jakiej ćwiartce Macierzy Eisenhowera powinny się znaleźć. Przejrzyj swój kalendarz i spróbuj zaplanować swoje priorytety tak, aby było w nich miejsce nie tylko na zadania pilne, ale też ważne. Dzięki temu, Twoja jakość życia oraz efektywność znacznie się poprawi.

Sprawdź sam! A może już korzystasz z Macierzy Eisenhowera i masz swoje przemyślenia, podziel się nimi w komentarzu.